TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999)10§ ja 24§
Laatimispvm: 24.04.2018
1 REKISTERINPITÄJÄ
Vaskion Metsästysseura ry
Heinäsuontie 256
25260 Vaskio
s-posti: sihteeri@vaskionmetsastysseura.fi
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Seppo Rytkönen
Jonintie 14
24800 Halikko
puh. 0407076015
s-posti: sihteeri@vaskionmetsastysseura.fi
3 REKISTERIN NIMI
Vaskion Metsästysseuran jäsenrekisteri
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti henkilötietolain 8 pykälän 1
momentin 5 kohtaan. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan
suostumukseen tai laista johtuviin tehtäviin.
Rekisterinpitäjä käyttää rekisteriä jäsenistön jäsenasioiden hoitamiseen.
Rekisterinpitäjä voi käsitellä rekisterin henkilötietoja seuraavia tarkoituksia
varten.
• jäsenten tietojen ylläpito
• Suomen Metsästäjäliiton jäsenrekisterin päivittäminen seuran osalta
• Oma Riista jäsenrekisterin päivittäminen seuran osalta
• jäsenmaksujen käsittely
• kunniamerkkien myöntäminen
• mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
• yhteydenpito ja viestintä
• markkinointitarkoituksiin
• yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö
• Seuran nettisivujen ylläpitämiseen
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Jäsenistä kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:
• täydellinen nimi
• syntymäaika
• sukupuoli
• kotikunta ja -maa
• lähiosoite
• postinumero ja postipaikka
• puhelinnumero
• sähköposti osoite
• metsästäjäliiton numero
• metsästyskortin numero
• jäsenyyden alkamis- ja loppumispäivä
• tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Digi-Jahdista
• vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
• jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
• tiedot jäsenen osallistumisesta Suomen Metsästäjäliiton tapahtumiin
• jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
• jäsenen suoramarkkinointikielto tai -suostumus
• jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus
• erillisiin metsästysryhmiin osallistuminen (hirvi-, peura- ja villisikaryhmä)
6 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
6.1 Lakisääteinen velvoite
Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen
noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen
jäsenluettelon.
6.2 Oikeutettu etu
Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu
osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.
Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Yhdistys käsittelee hänen
henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Yhdistys on tehnyt
intressipunninnan, jonka perusteella Yhdistys on todennut, että jäsenien
perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen oikeutettua etua
käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.
Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu
Yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Yhdistys arvioi, onko
henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja
perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut. Jäsenen oikeuksista
kerrotaan tarkemmin täällä.
6.3 Sopimus
Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja
täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun ja
tekee Yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun ehdot.
6.4 Suostumus
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin
kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos jäseneltä pyydetään
suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva
tai muita tietoja lisätään Yhdistyksen verkkosivuille. Lisäksi Yhdistys luovuttaa
henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen
7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa
ja velvoittamissa rajoissa.
Jäsen nimeä ja kotipaikkakuntaa koskevat tiedot voidaan pyynnöstä luovuttaa
Vaskion Metsästysseura ry:n jäsenille yhdistyslain (503/1989) 11§:n
mukaisesti.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee
tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen
liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin
lähettämiseksi. Suomen Metsästäjäliitto luovuttaa jäsenen henkilötietoja
edelleen yhteistyökumppaneille jotka tarjoavat Suomen Metsästäjäliiton
jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja
polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille ja
tuleville yhteistyökumppaneille.
Suomen Metsästäjäliitto voi ajoittain luovuttaa markkinointiluvan antaneen
jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja muuhun
Yhdistyksen toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka
käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:
• Suomen Metsästäjäliitolle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi
• IT-palveluiden toimittajille
• Palkanlaskentaa suorittavalle tilitoimistolle
Oma Riista rekisteri
8 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan Talousalueen
ulkopuolelle.
9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA HENKILÖTIETOJEN
SÄILYTYSAIKA
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa sihteerin kotona.
Hävitettävä aineisto tuhotaan polttamalla.
Sähköinen aineisto säilytetään sihteerin salasanalla suojatulla tietokoneella,
salasanalla suojattuna tiedostona. Varmuus kopio on siirrettävällä kovalevyllä,
jota säilytetään kassakaapissa. Tietoja käsittelevät yhdistyksessä vain
johtokunnan nimeämät henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen
käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien
noudattamiseksi.
Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu.
Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden
päättymisestä.
Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi
tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.
Yhdistys säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden
alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Yhdistyksen historiikin
laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten
tietojen käsittelyä perustellusta syystä.
10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN
KÄSITTELYYN?
Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:
[sähköpostiosoite]]. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Yhdistyksen
kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Yhdistyksen puheenjohtajalle tai
Yhdistyksen sihteerille.
Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja jotka
ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
10.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö
häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy
rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset
tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Yhdistys toimittaa
jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia
jäljennöksiä, Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan
kohtuullisen maksun.
10.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä
koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä
toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.
Omia tietoja voi oikaista myös itse kirjautumalla jäsenrekisteriin omilla
henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee kirjautumaan Suomen
Metsästäjäliiton nettisivujen kautta.
10.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat
henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai
joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen
erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole
olemassa perusteltua syytä;
• Yhdistys on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; taihenkilötiedot on
poistettava Yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen
noudattamiseksi.
10.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen
käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä
ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen
esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön
oikeuksien suojaamiseksi, jos:
• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä
rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• Yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa
henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön
rajoittamista;
• Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta
rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi
tai puolustamiseksi; tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen
erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista,
syrjäyttävätkö Yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn
vastustamisen perusteet.
10.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa
jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä
oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn
henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi
taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi
rekisteröidyn pyynnöstä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei
vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
10.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos
käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai
suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa
enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
10.7 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen,
on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
milloin tahansa.
11 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity
katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuojaasetukseen perustuvia oikeuksia.
12 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU
Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien osoitemuutosten sekä
Suomen Metsästäjäliiton ja sen piirien muutosten perusteella silloin, kun jäsen
on esittänyt päivitys- tai muutospyynnön Suomen Metsästäjäliitolle tai
Metsästäjäliiton piirille.